Вы получили предложение о работе, и кадровик присылает список документов. Часть из них обязательна по закону, часть нужна для бухгалтерии и льгот, а часть работодатель требовать не вправе. Если знать разницу заранее, оформление занимает один визит, а не неделю поиска справок. Ниже полный список документов по Трудовому кодексу, пояснения по каждой бумаге, отдельные случаи для первого места работы, совместительства и удалённой работы, и то, что вам самим стоит получить от работодателя в первый день.
Обязательные документы по статье 65 ТК РФ
Список документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора, установлен статьёй 65 Трудового кодекса. Он одинаков для всех работодателей.
| Документ | Кому нужен | Пояснение |
|---|---|---|
| Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность | Всем | Оригинал показывают, копию снимает работодатель |
| Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности | Всем, кроме тех, кто устраивается впервые или по совместительству | Сведения в электронном виде можно получить на Госуслугах или у прошлого работодателя |
| Документ о регистрации в системе индивидуального учёта (СНИЛС) | Всем | Подходит и электронное уведомление с номером |
| Документы воинского учёта | Военнообязанным и подлежащим призыву | Военный билет, приписное удостоверение или сведения из реестра |
| Документ об образовании или квалификации | Если работа требует специальных знаний | Диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство |
| Справка об отсутствии судимости | Для работы, куда не допускают с судимостью | Например, работа с детьми |
| Справка о том, что не привлекались за употребление наркотиков | Для отдельных видов работ | Перечень установлен федеральными законами |
Для большинства офисных вакансий на практике нужны первые три-четыре пункта. Остальные появляются, только если этого требует характер работы.
Что работодатель попросит дополнительно
Кроме обязательных документов, кадры и бухгалтерия обычно просят ещё несколько. Они не нужны для заключения договора, но без них сложнее платить зарплату и применять льготы.
- ИНН. В статье 65 его нет, но номер нужен для отчётности. Его можно узнать на сайте ФНС или на Госуслугах.
- Реквизиты банковского счёта. Для перечисления зарплаты. Вы вправе выбрать свой банк, а не «зарплатный».
- Свидетельства о рождении детей. Для стандартного налогового вычета на детей.
- Справка о доходах с прошлого места. Нужна, чтобы правильно считать вычеты в середине года.
- Документы о льготах. Например, справка об инвалидности, если вы хотите пользоваться гарантиями.
- Фотография. Для пропуска или личного дела.
Эти документы вы даёте добровольно. Отсутствие ИНН или справки с прошлого места не может быть причиной отказа в приёме на работу.
Что требовать нельзя
Статья 65 ТК РФ прямо запрещает требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом, другими федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. На практике работодатели иногда просят лишнее.
- Справку о составе семьи или о беременности.
- Характеристику с прошлого места работы как обязательное условие.
- Справку о кредитной истории или об отсутствии долгов для должностей, где закон этого не требует.
- Регистрацию по месту жительства в конкретном городе: отказ из-за её отсутствия незаконен.
- Оригиналы документов «на хранение». Паспорт, диплом и военный билет остаются у вас.
Тревожный знак
Если работодатель забирает оригинал паспорта или диплома, просит оплатить оформление или прислать фото документов и банковской карты до оффера, это повод остановиться и проверить компанию.
Как проверить работодателя до выхода, описано в статье про чёрный список работодателей.
Медосмотр и медкнижка
Медицинский осмотр при приёме обязателен не для всех, а для отдельных категорий: работников младше 18 лет, занятых на работах с вредными и опасными условиями, в общественном питании и торговле продуктами, в медицинских и детских учреждениях, на транспорте и в некоторых других сферах.
Обязательные предварительные медосмотры проводятся за счёт работодателя. Если вас просят пройти осмотр за свой счёт без компенсации, уточните основание. Личная медицинская книжка нужна там, где работа связана с продуктами, водой, обслуживанием людей и детьми.
Если это первая работа
Когда трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка или сведения о стаже не нужны: их просто ещё нет. Работодатель сам начинает вести сведения о вашей трудовой деятельности в электронном виде.
- СНИЛС, если его ещё нет, работодатель оформит сам: он обязан подать сведения для регистрации в системе учёта.
- ИНН можно получить заранее в налоговой или через Госуслуги, это бесплатно.
- Несовершеннолетним понадобится медосмотр, а подросткам с 14 лет ещё и письменное согласие одного из родителей.
- Счёт для зарплаты можно открыть в любом банке.
Студентам и выпускникам пригодится справка об обучении или диплом, если работа требует профильного образования.
Совместительство и работа по договору ГПХ
При устройстве по совместительству трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности предъявлять не нужно. Достаточно паспорта, СНИЛС и, если работа требует специальных знаний, документа об образовании. Для работы с вредными условиями могут попросить справку о характере условий труда на основном месте.
Договор гражданско-правового характера это не трудовой договор, и статья 65 к нему не применяется. Обычно нужны паспорт, СНИЛС, ИНН и реквизиты счёта. Самозанятому понадобится подтверждение статуса. Чем эти форматы отличаются для работника, разобрано в статье ГПХ или трудовой договор.
Как оформляют на удалённую работу
Дистанционных работников можно оформить без визита в офис. Трудовой кодекс позволяет заключить договор о дистанционной работе путём обмена электронными документами. Документы для приёма в этом случае тоже можно направить в электронном виде.
- Работодатель присылает договор и документы через систему электронного документооборота или другим согласованным способом.
- Вы подписываете электронной подписью того вида, который указан в договоре или внутренних правилах.
- По вашему письменному заявлению работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить бумажный экземпляр договора.
- Работодатель может попросить прислать заверенные копии документов по почте.
Присылайте сканы документов только после письменного оффера и только через официальные каналы компании. Фото паспорта в мессенджер неизвестному «менеджеру по персоналу» отправлять не стоит.
Что получить от работодателя в первый день
Оформление работает в обе стороны. Вы приносите документы, а работодатель обязан оформить отношения письменно. Проверьте, что получили всё.
- Трудовой договор в двух экземплярах, один остаётся у вас. Его должны оформить не позднее трёх рабочих дней с начала работы.
- В договоре указаны должность, оклад, место работы, дата начала и режим.
- Испытательный срок действует, только если он записан в договоре. Обычно не больше трёх месяцев.
- Приказ о приёме на работу, с которым вас знакомят под подпись.
- Правила внутреннего распорядка и другие внутренние документы, с которыми знакомят до подписания договора.
- Через несколько дней проверьте на Госуслугах, что в сведениях о трудовой деятельности появилась запись о приёме.
Узнаваемая ситуация: вы вышли на работу, а договор «сделаем на следующей неделе». Проходит месяц, договора нет, зарплату выдают наличными. Требуйте оформления в первые дни: потом доказать условия будет намного сложнее.
Частые вопросы
Какие документы обязательны при устройстве на работу?
Паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (кроме первого места работы и совместительства), СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных и документ об образовании, если работа требует специальных знаний.
Обязательно ли приносить ИНН?
Нет, в обязательном списке статьи 65 ТК РФ его нет. Но номер обычно просят для отчётности, и его легко узнать на сайте ФНС или на Госуслугах.
Нужна ли трудовая книжка, если она электронная?
Бумажная книжка не нужна. Достаточно сведений о трудовой деятельности: их выдаёт прошлый работодатель или можно получить выписку на Госуслугах.
Может ли работодатель отказать из-за отсутствия прописки?
Нет. Отказ в приёме на работу из-за отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания незаконен.
Когда должны выдать трудовой договор?
Трудовой договор оформляют письменно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического начала работы. Один экземпляр остаётся у вас.
Можно ли отправлять сканы документов до оффера?
Не стоит. Копии паспорта, СНИЛС и реквизиты карты отправляйте только после письменного предложения о работе и только через официальные каналы компании.